Добровский район

  1. Архивный отдел
  2. Нормативно-правовые акты
  3. Распоряжение от 23 января 2012 г. N 37-р

Распоряжение от 23 января 2012 г. N 37-р

Просмотров: 380

Распоряжение от 23 января 2012 г. N 37-р

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ

ДОБРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Архивный отдел администрации Добровского муниципального района (далее — Отдел) является структурным подразделением администрации Добровского муниципального района.

1.2. Отдел является юридическим лицом, наделен муниципальным имуществом, закрепленным за ним на праве оперативного управления, имеет печать с изображением герба Добровского муниципального района и своим наименованием, бланки и иные реквизиты.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом Добровского муниципального района, постановлениями и распоряжениями главы муниципального района, а также нормативно-правовыми документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

1.4. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

1.5. Отдел взаимодействует с ведомственными архивами предприятий и организаций муниципального района независимо от их формы собственности.

1.6. Полномочия, структура и штатная численность Отдела утверждаются главой администрации муниципального района.

1.7. Положение об Отделе утверждается распоряжением главы администрации муниципального района.

1.8. Начальник Отдела и главный специалист являются муниципальными служащими.

1.9. Место нахождения Отдела — Октябрьская пл., д. 9, с. Доброе, Липецкая область, 399140.

  1. ЗАДАЧИ

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов органов местного самоуправления муниципального района, муниципальных предприятий и учреждений, документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов ликвидированных организаций независимо от их формы собственности.

2.2. Анализ состояния и регулирования развития архивного дела на территории муниципального района.

2.3. Координация деятельности органов местного самоуправления муниципального района, муниципальных предприятий и учреждений района в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации в области архивного дела, взаимодействие по этим вопросам на договорных началах с организациями и предприятиями всех форм собственности, расположенными на территории муниципального района.

2.4. Выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального района.

2.5. Представление главе администрации муниципального района предложений по вопросам передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

2.6. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Липецкой области, нормативных правовых актов органов местного самоуправления по вопросам архивного дела.

  1. ФУНКЦИИ

Отдел в соответствии с возложенными задачами выполняет следующие функции:

3.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному хранению, в т.ч.:

— хранение и учет документов, принятых в Отдел;

— представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;

— проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

— представление администрации муниципального района предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, и их реализация.

3.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

— архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных предприятий и учреждений, а также находящихся в совместном ведении администрации муниципального района и Липецкой области;

— архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности администрации муниципального района по реализации отдельных государственных полномочий, которыми она наделена;

— архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;

— документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных предприятий и организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального района;

— учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Отдела.

3.1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в Отдел на основании договоров между собственниками документов и Отделом.

3.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального района, в т.ч.:

— составление списков организаций — источников комплектования Отдела, утверждаемых организаций муниципального района и согласовываемых с ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) управления ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;

— проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

3.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве администрации муниципального района, Добровского районного Совета депутатов, муниципальных предприятий и учреждений, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

— проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;

— ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях — источниках комплектования Отдела;

— рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций — источников комплектования Отдела;

— представление на рассмотрение ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области описей дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций и предприятий муниципального района;

— проведение семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

3.4. Представление предприятиям, организациям и гражданам архивной информации, в т.ч.:

— исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов архива, рассмотрение заявлений, предложений, прием граждан;

— создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;

— организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, публикаторская деятельность.

3.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации муниципального района в сфере архивного дела в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

  1. ПРАВА

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять администрацию муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального района и управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций — источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий предприятий и организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.6. Ставить перед органами государственной власти вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

  1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

5.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник Отдела назначается и освобождается от должности главой администрации муниципального района.

Начальник архивного отдела:

5.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.

5.2.2. Имеет право использовать электронно-цифровую подпись (ЭПЦ) с целью заверения архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, а также иных документов, связанных с выполнением функций Отдела.

5.2.3. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном районе перед администрацией муниципального района и в установленном порядке перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.

5.3. На время отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет главный специалист.

5.4. При смене начальника Отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации муниципального района, а также управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается главой администрации муниципального района и представляется в управление ЗАГС и архивов Липецкой области.

5.5. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства Российской Федерации, на основе целевых программ, планов работы с учетом рекомендаций управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

  1. ИМУЩЕСТВО И СРЕДСТВА ОТДЕЛА

6.1. Отдел пользуется на праве оперативного управления имуществом в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.2. Отдел отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств.

6.3. Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов Отдела являются:

— средства районного бюджета;

— целевые средства из бюджета Липецкой области.

6.4. Бухгалтерское обслуживание Отдела осуществляется централизованной бухгалтерией администрации муниципального района.

  1. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

7.1. Реорганизация или ликвидация Отдела производится в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются организации-правопреемнику. При его ликвидации документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области.

  1. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

8.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность за результаты деятельности Отдела и состояние дисциплины в Отделе.

8.2. Специалисты Отдела несут ответственность за неисполнение должностных обязанностей в соответствии с трудовым законодательством.

Category: Архивный отдел / НПА

 

Меню