В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» федеральные органы исполнительной власти, органы государственных внебюджетных фондов, исполнительные органы государственной власти субъектов РФ, а также местные администрации и иные органы местного самоуправления обязаны предоставлять государственные или муниципальные услуги, в том числе в электронной форме. Основной целью Закона является предоставление заявителям возможности осуществлять взаимодействие с органами власти дистанционно в электронном виде, в том числе обращаться в органы власти и получать результаты такого обращения. Закон также устанавливает требования к процедурам предоставления государственных (муниципальных) услуг в электронном виде.
Для реализации выше указанного Закона разработано Соглашение об информационном взаимодействии между ГУ УПФР в Добровском районе Липецкой области и Администрацией Добровского муниципального района Липецкой области от 12 августа 2012 года.
Целью настоящего соглашения является организация социально-правового защищенного электронного документооборота между УПФР в Добровском районе и Архивом для установления и выплаты пенсий и других социальных выплат.
Соглашение определяет правила обмена информацией (документами) между УПФР и Архивом, в электронной форме с использованием средства криптографической защиты информации (СКЗИ) программного обеспечения VipNet — клиент с функциями шифрования и электронной цифровой подписи.
Внедрение практики обмена электронными документами между УПФР и Архивным отделом облегчит получение заявителями государственных услуг.
Указанное нововведение связано с все большим внедрением в нашу повседневную жизнь цифровых технологий. Для «Электронного» общения граждан с Архивным отделом администрации Добровкого муниципального района Липецкой области подключена электронная почта адрес e-mail: arhivdobroe@mail.ru
Создание электронной почты упростит взаимодействия граждан с муниципальным архивом, теперь заявление можно подать, не выходя из дома при помощи компьютера, подключенного к сети «Интернет».
Электронное заявление, обладает той же юридической силой и влечет за собой такие же юридические последствия, что и заявление, поданное при личном обращении граждан.
На официальном сайте администрации Добровского муниципального района, в разделе муниципальные услуги, размещена вся необходимая информация об оказываемых гражданам услугах, имеются образцы и формы заявлений, разъяснен порядок их подачи в Архивный отдел.
В заявлении направляемом в адрес архивного отдела, должны быть указаны сведения, необходимые для точного и своевременного исполнения запроса:
наименование Архива в который заявитель направляет заявление, сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество, дата рождения; сведения о смене фамилии, период пребывания в декретном отпуске, период учебы, период службы в Армии, почтовый адрес, адрес электронной почты (при наличии), контактные телефоны (при наличии) и, что наиболее важно характеристики запрашиваемого архивного документа, позволяющие его однозначно определить (дата и номер документа, наименование документа), точное наименование организации, предприятия.
Большой помощью в оперативности действий архивных работников является приложенная к заявлению копия трудовой книжки.
Для лиц запрашивающих сведения об умерших родственниках – копии документов подтверждающих родство с лицом в отношении которого запрашивается копия архивного документа, а также копия документа подтверждающего факт смерти этого лица.
К заявлению прилагаются: копия документа, удостоверяющего личность заявителя (представителя заявителя); копия документа, подтверждающего полномочия представителя заявителя (если интересы заявителя представляет доверенное лицо).
По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные сведения, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления услуги.
Запросы граждан, поступившие в Архивный отдел рассматриваются в течении 30 дней со дня их регистрации. В случаях поиска большого объема запрашиваемой информации срок рассмотрения запроса продляется еще на 30 дней, уведомив об этом заявителя. На запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, Архив направляет гражданам ответ с указанием о предоставлении необходимых данных для поиска информации.
Исполненный запрос, оформленный в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии выдается гражданину под расписку при предъявлении паспорта; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Муниципальные услуги предоставляются заявителям на бесплатной основе.
График приема в архивном отделе по вопросам предоставления государственной услуги: — понедельник – четверг с 8,48 до 17,00 пятница: с 8.48 до 16,00 перерыв с 13.00 до 13.48.